SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información es un conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control de la Institución. La información se define como una entidad tangible o intangible que permite reducir la incertidumbre acerca de algún estado o suceso.

Los sistemas de información administrativa están volviéndose indispensables, a gran velocidad, para la planificación, la toma de decisiones y el control. La velocidad y exactitud con que los directivos pueden recibir información sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal determinarán, en gran medida, la eficacia que tendrán los sistemas de control. Dado que los sistemas de información desempeñan un papel tan importante en la administración de instituciones educativas, ahora es fundamental que los directivos entiendan cómo deben diseñar aplicar y manejar tales sistemas. Ante las presiones económicas y de inscripciones que las universidades enfrentan en estos tiempos, la importancia de los sistemas de información administrativa le saltará a la vista, todos los días, en su universidad, si usted la busca.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”.

Dato: materia prima.

Proceso: manipulación de los datos.

Información: conjunto de datos procesados.

Sistema: Conjunto de componentes que interactúan para alcanzar un objetivo.
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.
Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.
Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

Totalidad: Unión de todos los

Búsqueda de Objetivos: Busca definir un sentido de unidad y propósito.

Equifinalidad: Distintas formas de lograr los objetivos.

Adaptabilidad: A su entorno.

Eficiencia: Uso de los recursos en la mejor forma posible.

Sinergia: La interacción de todas las partes es más esficiente.

Interdependencia subsistemas: Todos los elementos interactúan entre sí.

CARACTERÍSTICAS DE LOS  SISTEMAS DE  INFORMACIÓN

Precisión:

Oportunidad: Obtención de la información cuando se necesita.

Capacidad de Proceso: Evita retrasos.

Concisión: Posibilidad de presentar resúmenes.

Disponibilidad: Acceso a la información cuando se necesite.

Seguridad: Acceso a la información para evitar pérdida, proteger a clientes.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:

 Automatizar los procesos operativos.

 Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.

 Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS) – Estratégico- Directores

Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS) y  Sistemas de Información Gerencial (MIS)- Administrativo- Gerentes de Nivel Medio

Sistema de Trabajo de Conocimiento (KWS) y Sistemas de Oficina- De Conocimiento- Trabajadores de conocimiento y de datos

Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS)- Operativo- Gerentes operativos

EJEMPLOS DE SISTEMAS

• Sistema de Venta y Marketing

• Sistema de Manufactura y Producción

• Sistema de Finanzas y Contabilidad

• Sistema de Recursos Humanos

Sistema de Venta y Marketing

SISTEMA	DESCRIPCIÓN	Nivel Organizacional
Procesamiento de Pedidos	Dar entrada, procesar y registrar pedidos	Operativo
Análisis de Mercado	Identificar clientes y mercados utilizando datos demográficos, de mercados, comportamiento del consumidor y tendencias	Conocimiento
Análisis de Fijación de Precios	Determinar precios para productos y servicios	Administrativo
Pronóstico de tendencias de ventas	Preparar pronósticos de ventas a 5 años	Estratégico

IMPORTANCIA

 Afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y a veces qué bienes y servicios se producen.

 Respaldar las operaciones empresariales.

 Respaldar la toma de decisiones gerenciales.

 Respaldar la ventaja competitiva estratégica.