SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información es un conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control de la Institución. La información se define como una entidad tangible o intangible que permite reducir la incertidumbre acerca de algún estado o suceso.

Los sistemas de información administrativa están volviéndose indispensables, a gran velocidad, para la planificación, la toma de decisiones y el control. La velocidad y exactitud con que los directivos pueden recibir información sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal determinarán, en gran medida, la eficacia que tendrán los sistemas de control. Dado que los sistemas de información desempeñan un papel tan importante en la administración de instituciones educativas, ahora es fundamental que los directivos entiendan cómo deben diseñar aplicar y manejar tales sistemas. Ante las presiones económicas y de inscripciones que las universidades enfrentan en estos tiempos, la importancia de los sistemas de información administrativa le saltará a la vista, todos los días, en su universidad, si usted la busca.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”.

Dato: materia prima.

Proceso: manipulación de los datos.

Información: conjunto de datos procesados.

Sistema: Conjunto de componentes que interactúan para alcanzar un objetivo.
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.
Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.
Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

Totalidad: Unión de todos los

Búsqueda de Objetivos: Busca definir un sentido de unidad y propósito.

Equifinalidad: Distintas formas de lograr los objetivos.

Adaptabilidad: A su entorno.

Eficiencia: Uso de los recursos en la mejor forma posible.

Sinergia: La interacción de todas las partes es más esficiente.

Interdependencia subsistemas: Todos los elementos interactúan entre sí.

CARACTERÍSTICAS DE LOS  SISTEMAS DE  INFORMACIÓN

Precisión:

Oportunidad: Obtención de la información cuando se necesita.

Capacidad de Proceso: Evita retrasos.

Concisión: Posibilidad de presentar resúmenes.

Disponibilidad: Acceso a la información cuando se necesite.

Seguridad: Acceso a la información para evitar pérdida, proteger a clientes.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:

 Automatizar los procesos operativos.

 Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.

 Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS) – Estratégico- Directores

Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS) y  Sistemas de Información Gerencial (MIS)- Administrativo- Gerentes de Nivel Medio

Sistema de Trabajo de Conocimiento (KWS) y Sistemas de Oficina- De Conocimiento- Trabajadores de conocimiento y de datos

Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS)- Operativo- Gerentes operativos

EJEMPLOS DE SISTEMAS

• Sistema de Venta y Marketing

• Sistema de Manufactura y Producción

• Sistema de Finanzas y Contabilidad

• Sistema de Recursos Humanos

Sistema de Venta y Marketing

SISTEMA	DESCRIPCIÓN	Nivel Organizacional
Procesamiento de Pedidos	Dar entrada, procesar y registrar pedidos	Operativo
Análisis de Mercado	Identificar clientes y mercados utilizando datos demográficos, de mercados, comportamiento del consumidor y tendencias	Conocimiento
Análisis de Fijación de Precios	Determinar precios para productos y servicios	Administrativo
Pronóstico de tendencias de ventas	Preparar pronósticos de ventas a 5 años	Estratégico

IMPORTANCIA

 Afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y a veces qué bienes y servicios se producen.

 Respaldar las operaciones empresariales.

 Respaldar la toma de decisiones gerenciales.

 Respaldar la ventaja competitiva estratégica.

GLOSARIO

Nota de remisión

Es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

Factura:

La factura es un documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra o una prestación de un servicio por el importe reflejado en el mismo.

Memorándum

Es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc. También se le llama memorando y se conforma por lo general de las siguientes partes.

      Nombre de la persona a la que se dirige el Mensaje.

      Fecha y lugar o nombre de la empresa

      Texto

      Firma del que lo escribe en representación de la empresa

Carta documento:

Es una comunicación fehaciente, y que por sus características de poseer valor fedatario, envío registrado y distribución prioritaria, es requerida por nuestro sistema legal a efectos de dotar de validez y efectividad a un sin números de cuestiones jurídicas. 

Estado de Cuenta

Documento enviado al cliente por un banco en el que le da a conocer las operaciones realizadas en un período con algún tipo de producto bancario, para conocimiento del cliente. En muchos casos, por ejemplo, las Tarjetas de Crédito, dicho estado al ser aceptado por el cliente, implica el pago de las obligaciones señaladas.

Oficio

Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como, sociedades, sindicatos, clubes y otras.

El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos:

En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos:  nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.

Circular

Es una carta que envía el jefe a las personas que están a su cargo donde transmite un mensaje importante a partir de una fecha específica, y al leerla cada quien, y la carta continua circulando hasta que todos la han leído y el jefe ha obtenido la carta de nuevo con las firmas de todos.

Acta notarial

Son documentos redactados y autorizados por el Notario en que se consignan hechos y circunstancias que presencia o le constan de propio y personal conocimiento y que, por su propia naturaleza no constituyen un contrato o negocio jurídico.

Bando

Es una manifestación solemne, emitida por el alcalde de un municipio, en la que se dirige públicamente a los ciudadanos para anunciarles o recordarles el obligado cumplimiento de normas en vigor, realizar aclaraciones a las mismas cuando sea necesario, pedir la colaboración de los vecinos, efectuar convocatorias populares o recomendaciones para la buena convivencia ciudadana, entre otros.

Cédula

En contabilidad de costos una cedula es un cuadro o formato compuesto de cuadros o celdas cada una con un título, donde tu colocas información que luego te servirá para realizar un estado financiero básico.

Certificado

Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.

Constancia

Es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado,  expedido por autoridad competente a petición del interesado.

En el ámbito bancario se nos puede solicitar una constancia de pago para comprobar la solvencia económica.

Dictamen

El dictamen es el documento que suscribe el contador público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultado del examen realizado sobre los estados financieros de la entidad de que se trate. La importancia del dictamen en la práctica profesional es fundamental, ya que usualmente es lo único que el público conoce de su trabajo.

Informe

Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo, en el cual se expresa los estados de cuenta, sobre ingresos, egresos, compras, mermas; etc.

Notificación

Es un documento que es preparado por el titular de algún tipo de otro proyecto de ley de cambio que es rechazada cuando se presenta para el pago, pagaré o cheque. Este tipo de notificación formal se reenvía al emisor o del Comprobador de la nota, notificar a él o ella del rechazo. Aunque no hay ningún formato uniforme de un aviso de deshonor, la mayoría incluye datos tales como la naturaleza del instrumento, cuando se presentó para el pago, cuando fue rechazada, y qué tipo de acción es necesaria para corregir el problema.

Ficha de depósito

Es el formato con autocopia, que llenas antes de pasar a ventanilla en el banco para realizar un depósito a cuenta, una vez realizado se te devuelve una copia sellada y firmada por el cajero.

Contrato mercantil

El contrato es una especie del convenio que produce o transfiere derechos y obligaciones, así que podemos afirmar que el contrato mercantil es el acuerdo de dos o más voluntades para crear o transferir derechos y obligaciones de naturaleza mercantil en la cual existe, en una de las partes, la presencia de un comerciante, ya que su fin es la industria o el comercio o por el carácter mercantil del objeto sobre el que recae, es decir ,es un negocio jurídico bilateral que tiene por objeto un “acto de comercio.

Recibo

Es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. A veces también tiene la función de control fiscal.

Nómina

Es el documento que se entrega mensualmente a todos los trabajadores en el que aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.

Acta

Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.

Pagaré

El pagaré es un documento de pago por el cual una persona física o jurídica se compromete a efectuar el pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha futura y a unapersona concreta. Es aspecto es similar a un cheque y en operativa (cuando se utiliza en operaciones mercantiles) es similar a la letra de cambio.

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