GLOSARIO

Nota de remisión

Es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

Factura:

La factura es un documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra o una prestación de un servicio por el importe reflejado en el mismo.

Memorándum

Es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc. También se le llama memorando y se conforma por lo general de las siguientes partes.

      Nombre de la persona a la que se dirige el Mensaje.

      Fecha y lugar o nombre de la empresa

      Texto

      Firma del que lo escribe en representación de la empresa

Carta documento:

Es una comunicación fehaciente, y que por sus características de poseer valor fedatario, envío registrado y distribución prioritaria, es requerida por nuestro sistema legal a efectos de dotar de validez y efectividad a un sin números de cuestiones jurídicas. 

Estado de Cuenta

Documento enviado al cliente por un banco en el que le da a conocer las operaciones realizadas en un período con algún tipo de producto bancario, para conocimiento del cliente. En muchos casos, por ejemplo, las Tarjetas de Crédito, dicho estado al ser aceptado por el cliente, implica el pago de las obligaciones señaladas.

Oficio

Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como, sociedades, sindicatos, clubes y otras.

El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos:

En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos:  nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.

Circular

Es una carta que envía el jefe a las personas que están a su cargo donde transmite un mensaje importante a partir de una fecha específica, y al leerla cada quien, y la carta continua circulando hasta que todos la han leído y el jefe ha obtenido la carta de nuevo con las firmas de todos.

Acta notarial

Son documentos redactados y autorizados por el Notario en que se consignan hechos y circunstancias que presencia o le constan de propio y personal conocimiento y que, por su propia naturaleza no constituyen un contrato o negocio jurídico.

Bando

Es una manifestación solemne, emitida por el alcalde de un municipio, en la que se dirige públicamente a los ciudadanos para anunciarles o recordarles el obligado cumplimiento de normas en vigor, realizar aclaraciones a las mismas cuando sea necesario, pedir la colaboración de los vecinos, efectuar convocatorias populares o recomendaciones para la buena convivencia ciudadana, entre otros.

Cédula

En contabilidad de costos una cedula es un cuadro o formato compuesto de cuadros o celdas cada una con un título, donde tu colocas información que luego te servirá para realizar un estado financiero básico.

Certificado

Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.

Constancia

Es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado,  expedido por autoridad competente a petición del interesado.

En el ámbito bancario se nos puede solicitar una constancia de pago para comprobar la solvencia económica.

Dictamen

El dictamen es el documento que suscribe el contador público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultado del examen realizado sobre los estados financieros de la entidad de que se trate. La importancia del dictamen en la práctica profesional es fundamental, ya que usualmente es lo único que el público conoce de su trabajo.

Informe

Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo, en el cual se expresa los estados de cuenta, sobre ingresos, egresos, compras, mermas; etc.

Notificación

Es un documento que es preparado por el titular de algún tipo de otro proyecto de ley de cambio que es rechazada cuando se presenta para el pago, pagaré o cheque. Este tipo de notificación formal se reenvía al emisor o del Comprobador de la nota, notificar a él o ella del rechazo. Aunque no hay ningún formato uniforme de un aviso de deshonor, la mayoría incluye datos tales como la naturaleza del instrumento, cuando se presentó para el pago, cuando fue rechazada, y qué tipo de acción es necesaria para corregir el problema.

Ficha de depósito

Es el formato con autocopia, que llenas antes de pasar a ventanilla en el banco para realizar un depósito a cuenta, una vez realizado se te devuelve una copia sellada y firmada por el cajero.

Contrato mercantil

El contrato es una especie del convenio que produce o transfiere derechos y obligaciones, así que podemos afirmar que el contrato mercantil es el acuerdo de dos o más voluntades para crear o transferir derechos y obligaciones de naturaleza mercantil en la cual existe, en una de las partes, la presencia de un comerciante, ya que su fin es la industria o el comercio o por el carácter mercantil del objeto sobre el que recae, es decir ,es un negocio jurídico bilateral que tiene por objeto un “acto de comercio.

Recibo

Es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. A veces también tiene la función de control fiscal.

Nómina

Es el documento que se entrega mensualmente a todos los trabajadores en el que aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.

Acta

Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.

Pagaré

El pagaré es un documento de pago por el cual una persona física o jurídica se compromete a efectuar el pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha futura y a unapersona concreta. Es aspecto es similar a un cheque y en operativa (cuando se utiliza en operaciones mercantiles) es similar a la letra de cambio.